Диаграмма Ганта

Перейдите в представление «Диаграмма Ганта», нажав вторую кнопку переключателя представлений на панели инструментов или выбрав команду Вид > Диаграмма Ганта (Option-Command-2).

Представление «Диаграмма Ганта» состоит из двух частей: схемы задач слева и диаграммы Ганта справа. Схема это пространство, где можно быстро создавать, редактировать и группировать связанные задачи, а диаграмма Ганта это визуальное представление проекта с встроенными инструментами редактирования задач и отношений между ними.

Проект в представлении «Диаграмма Ганта».

Схема диаграммы Ганта

Схема в левой части представления «Диаграмма Ганта» работает так же, как и схема в Представлении схемы проекта; обе схемы отображают список задач проекта, в обеих схемах задачи добавляются одинакова, в обеих схемах можно настроить выбор столбцов независимо друг от друга.

Столбцы схемы в представлении «Диаграмма Ганта»

В схеме задач в представлении «Диаграмма Ганта» доступны для отображения те же столбцы, как и в представлении схемы проекта. См. полный список в разделе Столбцы схемы проекта.

Построение структуры проекта

Организация задач с помощью инструментов диаграммы Ганта, Инспектора задач и команд меню — это быстрый и эффективный способ оформить проект. Выбирая задачи, представленные полосами диаграммы, и передвигая их, или выбирая из набора преобразующих команд, связанных со структурой проекта и задачи, вы можете точно смоделировать текущую работу.

Группировка задач

При изначальном создании проекта задачи могут быть организованы в плоский список, где все задачи находятся на одном уровне. Тем не менее, может быть полезно организовать задачи в дерево для лучшего представления отношений между ними.

Задачи отражены в столбце Название номером перед каждой задачей. Когда выбран пункт Вид > Схема задач > Иерархическая нумерация, задачи на первом уровне иерархии представлены целыми числами, а задачи на более нижних уровнях имеют номера, отделенные точками, по точке на каждый вложенный уровень. Первый вложенный уровень от Задача 1 будет Задача 1.1, первый вложенный от Задача 1.1 будет Задача 1.1.1 и так далее.

Пример иерархии задач в столбце «Название».

Чтобы представить нумерацию задач как последовательный список целых чисел, без вложенности, выберите Вид > Схема задач > Одноуровневая нумерация.

Когда задача получает первую дочернюю задачу, она становится группой задач, и принимает уникальные свойства для типа группы задач.

Для группировки задач имеется несколько способов в зависимости от того, требуется ли добавить к группе набор уже существующих объектов, преобразовать имеющийся объект в группу или создать новую задачу, состоящую из группы объектов.

Чтобы преобразовать задачу в группу объектов с новыми вложенными дочерними задачами, выполните следующие действия.
1. Выберите объект, в который требуется добавить вложенные задачи.
2. Выберите команды Структура > Добавить > Добавить дочернюю (Command-}).
3. Выбранный объект превращается в группу с одной дочерней задачей.
4. Добавьте в группу задачи с помощью клавиши «Ввод».
Чтобы внести задачи в группу, стоящую в структуре задач на уровень выше, выполните следующие действия.
1. Выберите объекты для группировки.
2. Выберите команды Структура > Отступ (Command-]) или Табулятор (в зависимости от текущих настроек).
3. Объекты становятся дочерними по отношению к объекту, расположенному в структуре на уровень выше.
Чтобы внести задачи во вновь созданную группу, выполните следующие действия.
1. Выберите объекты для группировки.
2. Выберите команды Структура > Группировать (Command-Option-L).
3. Выбранные объекты становятся дочерними по отношению к вновь созданной группе.
Чтобы создать новую пустую группу, выполните следующие действия.
1. Выберите команды Структура > Добавить > Группа.
2. Будет создана новая пустая группа.
3. Для добавления в группу объектов откройте ее, щелкнув значок треугольника развертывания около имени группы (или ее отрезка на диаграмме Ганта) и (при выделенной группе) создайте новую задачу стандартным образом.

Характеристики группы задач

Большинство характеристик группы задач определяется включенными в нее задачами. Характеристики группы можно просмотреть (и, в ряде случаев, задать) в Инспекторе задач.

Имя — у любой группы задач имеется собственное имя.
Тип — группа задач может содержать задачи, вехи и другие группы, однако группа задач всегда имеет тип «группа». (Пустая группа не имеет объема работ и длительности. Ее можно использовать в качестве местозаполнителя.)
Объем работ — объем работ группы (это сумма объемов работ всех задач, входящих в группу).
Длительность — длительность группы задач (время между началом первой задачи и окончанием последней задачи группы, а не сумма длительностей задач, входящих в группу). Если группа содержит три часовые задачи, выполняющиеся одновременно, длительность группы составляет один час, а не три часа.
Планирование — группа может иметь ограничения начала и окончания, которые влияют на даты входящих в группу задач. Для групп задач нельзя вручную назначить отдельные даты начала и окончания.
Зависимости — группа, как и обычная задача, может иметь зависимости.
Назначения ресурсов — при назначении ресурса группе задач он назначается всем задачам в этой группе. Ресурс не может быть назначен самой группе.

Связывание задач с помощью зависимостей

Когда задача должна быть завершена до начала другой задачи, между ними имеется зависимость. Отображение зависимостей в проекте — ключевая составляющая для определения критического пути задач, приводящего к успешному завершению — своевременно и в рамках бюджета.

С помощью диаграммы Ганта в представлении «Диаграмма Ганта» взаимосвязи между задачами можно представить с помощью линий зависимости. Линия зависимости проводится от начала или конца одной задачи (группы, вехи) к началу или концу другой задачи (группы, вехи).

При создании зависимости зависимая задача автоматически перепланируется в соответствии с созданной зависимостью. При дальнейшем изменении плана и выравнивания задачи продолжают автоматически перепланироваться, пытаясь следовать заданным зависимостям. Если выполнение зависимости становится невозможным или выполнение задачи прекращается вручную, происходит нарушение, которое необходимо устранить в окне «Нарушения».

Имеется несколько способов соединения задач:

В представлении схемы или диаграммы Ганта выберите две или более задач, а затем нажмите на панели инструментов кнопку Соединение, чтобы создать между всеми последующими задачами зависимость «Окончание-начало».
Выберите две или более задач на схеме задач или диаграмме Ганта, а затем щелкните значок треугольника в углу кнопки «Соединение» (или щелкните и удерживайте кнопку «Соединение»). Появится меню типов зависимостей, в котором можно выбрать нужный тип.
Наведите указатель мыши на отрезок задачи на диаграмме Ганта, затем перетащите одну из стрелок в начале или в конце отрезка. Это соединение станет линией зависимости, которую затем можно перетащить на начало или конец другой задачи, группы или вехи. Перетаскивание линии от даты начала или конца предшествующей задачи на дату начала или конца зависимой задачи определяет тип зависимости.
Введите код зависимости или предшествующей задачи в столбце «Зависимые» или «Предшествующие» задачи. Эти коды состоят из идентификатора связанной задачи и типа зависимости, они формируются следующим образом.

Пример набора возможных вариантов зависимостей.

A Зависимость Начало-окончание от задачи с идентификатором 1
A Зависимость Начало-начало от задачи с идентификатором 1
A Зависимость Окончание-начало от задачи с идентификатором 4.1. («Окончание-начало» — это самый распространенный тип зависимости, поэтому указание только идентификатора задачи означает этот тип зависимости.)
Зависимость «Окончание-начало» от задачи с идентификатором 4.2 со временем опережения 1 день.

Повторяющиеся задачи

Повторяющаяся задача — это задача, которую необходимо повторять несколько раз. Она может пригодиться для планирования еженедельных встреч, инвентаризации на складе или учета ежеквартальных вех ход проекта.

Чтобы задать задачу или веху как повторяющуюся, выберите ее и откройте Инспектор задач. В разделе Данные задачи откройте всплывающее меню Тип и выберите Сделать эту задачу повторяющейся. Отобразится диалог свойств повторения задачи, чтобы настроить свойства повторяющейся задачи.

Диалог свойств повторения задачи в инспекторе «Данные задачи».

Длительность — Задайте длительность повторяющейся задачи.
Начало — задайте время начала задачи. Если первое вхождение интервала повторения будет позже, чем время начала, время начала автоматически изменится на время первого повторения.
Окончание — выберите, задать ли Окончание до определенного времени — запланировав достаточно вхождений для заполнения интервала между началом и окончанием — или Окончание после определенного числа вхождений.
Повторять интервал — используйте всплывающее меню, чтобы выбрать интервал в днях, неделях, месяцах или годах, и задайте числом, сколько интервал проходит между повторениями.
Детали интервала — используйте эти элементы управления, чтобы уточнить параметры выбранного интервала повторения. Этот раздел меняется в зависимости от того, что выбрано: день, неделя, месяц или год.
Остановить повторение — щелкните, чтобы сделать задачу из повторяющейся в обычную или веху, отменив будущие повторения. Отображается только при редактировании правил повторения для существующей повторяющейся задачи.
Отменить, Применить — щелкните, чтобы отменить все изменения или чтобы применить их к задаче.

После настройки повторяющейся задачи вы можете затем использовать меню Тип инспектора «Данные задачи», чтобы Редактировать правила повторения, который открывает диалоговое окно изменения свойств повторения задачи, или Остановить повторение, чтобы отменить запланированные будущие повторения задачи.

Повторяющаяся задача представлена в схеме задач и диаграмме Ганта как группа задач, содержащая каждый экземпляр запланированного повторения задачи; эта группа по умолчанию отображается свернутой при закрытии.

Повторяющаяся задача как открытая и закрытая группа задач со свернутыми дочерними задачами в закрытом виде.

Прерывание задач

Если ключевой сотрудник уезжает в отпуск или другая часть проекта становится более приоритетной, вам может потребоваться приостановить работу над текущей задачей. Когда необходимо выделить ресурс или члена команды для другой деятельности, отличной от порученной им в настоящей момент задачи, идеальным решением является прерывание задачи путем добавления в нее «времени ожидания».

Задача готова для прерывания с помощью контекстного меню.

Чтобы прервать задачу:

Выберите задачу на схеме.
Выберите команды Структура > Прерывание задачи (Option-Command-S).
С помощью контекстного меню настройте длительность по обеим сторонам прерывания, выберите требуемые дату и время возобновления выполнения задачи после прерывания и нажмите кнопку «Прерывание задачи». Задача будет прервана для завершения в будущем.

Для объединения частей задачи с прерыванием щелкните одну из частей и перетащите ее мышью на другую часть. Два сегмента на диаграмме Ганта будут снова объединены в единую задачу.

После прерывания задачи всегда стоит выполнять выравнивание, чтобы быть уверенным в том, что ресурсы распределены оптимально с учетом их доступности и временных ограничений проекта.

Прерванная задача может оказаться снова соединенной обратно после выравнивания. Если это вас не устраивает, убедитесь, что в диалоговом окне выравнивания установлен флажок Разделять задачи.

Создание промежуточных задач

Промежуточная задача— это задача, длительность которой зависит от того, когда завершает предыдущая задача и начинается следующая. Этот тип задачи является полезным при наличии жесткого срока окончания, когда нужно решить, какие задачи можно сократить, если проект отстает от графика, или при влиянии внешних факторов на время выполнения частей проекта.

Например, если готовится какой-либо документ, то время на его редактирование зависит от окончания его создания и срока его сдачи.

Давайте создадим для этого сценария промежуточную задачу. Точка начала состоит из двух задач, а веха связана со следующими зависимостями Окончание - Начало: «Написание бюллетеня», «Редактирование бюллетеня» и «Публикация бюллетеня».

Начальная точка для создания промежуточной задачи с гибким окном редактирования для бюллетеня.

Бюллетень требуется опубликовать 12 июня. Для отражения этого устанавливается веха с датой Начало не ранее.

Установка даты публикации для вехи при создании бюллетеня.

Затем мы добавляем зависимость, чтобы указать, что редактирование заканчивается, когда начинается публикация. Поскольку «Публикация бюллетеня» — это веха, а не задача, даты ее начала и окончания совпадают. Поэтому данная зависимость — Окончание-окончание (если бы публикация являлась задачей, то зависимость была бы Начало-окончание).

Поскольку данная зависимость является направленной, то для отражения такого типа взаимосвязи в OmniPlan следует выделить веху и перетащить мышью стрелку зависимости к задаче «Редактирование», вместо того, чтобы выбрать тип зависимости в разделе «Зависимости» инспектора задач.

После создания этой зависимости мы удаляем ненужную зависимость «Начало > окончание» от задачи редактирования к публикации, чтобы не создавать зацикленную зависимость.

Заданы зависимости, необходимые для превращения задачи в промежуточную.

Когда все зависимости заданы нужным образом, в качестве завершающего этапа настройки созданной промежуточной задачи следует выделить ее и выбрать в инспекторе задач тип «Промежуточная».

Полностью настроенная промежуточная задача.

Теперь в случае, если написание бюллетеня займет больше времени, чем запланировано, продолжительность задачи редактирования сократится для отражения условий задач по обеим сторонам.

Редактирование в диаграмме Ганта

Управление элементами прямо в диаграмме Ганта может быть полезным способом поддерживать план в любой момент в ходе его выполнения. В разделах ниже описаны инструменты внесения изменения в проект по ходу его выполнения.

Рисование линий зависимости

Чтобы нарисовать линии зависимости между двумя задачами, выполните следующие действия.

Выберите на диаграмме Ганта отрезок задачи, чтобы просмотреть стрелки зависимостей.
Перетащите мышью стрелку зависимости от начала или окончания задачи.
Отпустите перетаскиваемую стрелку на начале или конце другой задачи, чтобы создать зависимость.

Удаление линий зависимости

Чтобы удалить линию зависимости между двумя задачами:

Выберите линию зависимости, щелкнув по ней.
Нажмите Удалить.

Это удаляет отношение зависимости, которое символизирует линия, и теперь не связанные задачи соответственно перемещаются.

Создание ограничений задачи

Чтобы создать ограничения задачи, выполните следующие действия.

Создание зависимостей на диаграмме Ганта.

Удерживая клавишу Shift, перетащите мышью начало или конец отрезка задачи, чтобы создать ограничение начала или окончания.
Чтобы удалить имеющееся ограничение, дважды щелкните его, удерживая клавишу Shift.

Ручное планирование задач

Чтобы вручную спланировать задачи:

Выберите задачу и перенесите ее по горизонтали с позиции по умолчанию на временную шкалу.
Задача запланирована на новой позиции, а тип планирования задан как «Ручной».

Изменение длительности задачи

Чтобы изменить длительность задачи на диаграмме Ганта:

Щелкните небольшую зону в правом конце отрезка задачи.
Перетащите конец отрезка влево или вправо, чтобы изменить длительность задачи. Чтобы изменять длительность кратно целым значениям, при перетаскивании удерживайте клавишу Shift.

Настройка данных о завершении задач

Чтобы настроить данные о проценте завершения задачи, выполните следующие действия.

Щелкните белый указатель в форме домика на отрезке задачи.
Перетащите его, чтобы изменить процент завершения задачи.

Обновление данных о завершении задач

Если все идет по плану, нажмите на панели инструментов кнопку Нагнать.

Перемещение завершения задачи на выбранную дату с помощью кнопки «Нагнать».

Выберите дату и время (по умолчанию — сегодня), следует ли отметить задачи как частично завершенные и следует ли обновить все задачи или только выделенные.

При нажатии кнопки ОК значения процентов завершения задач будут обновлены на указанную дату и время.

Чтобы пометить задачу как 100% завершенную вы можете использовать Shift-Option-=. И напротив, Shift-Option-– можно использовать, чтобы пометить задачу как 0% завершенную.

Перепланирование незавершенных задач

Если процент завершения задачи не соответствует запланированному, для быстрого определения наилучшего места ее размещения в текущей ситуации можно воспользоваться кнопкой Перепланировать на панели инструментов.

При нажатии кнопки «Перепланировать» открывается следующее диалоговое окно.

Перепланирование незавершенных задач с помощью кнопки «Перепланировать».

Выберите дату и время для перепланирования незавершенных задач и укажите, следует ли обновить все задачи или только выделенные.

При нажатии кнопки ОК незавершенные задачи смещаются, и весь календарный план обновляется, чтобы можно было продолжить работу.

При этом смещаются только задачи с незавершенной работой, завершение которых было запланировано до указанной даты. Задачи в будущем не изменяются.

Визуализация в диаграмме Ганта

Чтобы держать все необходимые данные проекта под рукой, вы можете настроить отображение многих элементов диаграммы Ганта для себя.

Настройка подписи задач

Выберите Вид > Диаграмма Ганта > Настроить подписи задач, чтобы открыть редактор подписей задач со всплывающими меню расположения подписей к задачам, группам и вехам, а также отслеживания интервалов для строк и заголовка диаграммы Ганта.

Настройка подписей, отображаемых на отрезках задач в диаграмме Ганта.

Отслеживание интервала — представление затрат или объема задач кумулятивно или по интервалам. При включении, значение отображается либо в каждой строке (как текст под отрезком задачи в строке) или только в заголовке даты диаграммы Ганта (как строка под строкой даты).
Задачи, Группы, Вехи — у каждого типа задач есть набор всплывающих меню, которые представляют области строки задачи в диаграмме Ганта: область префикса, сам отрезок задачи и область суффикса после отрезок. Используйте каждое меню, чтобы выбрать тип пользовательского столбца для отображения в этой области строки.

Изменение масштаба диаграммы

Измените видимый интервал даты в диаграмме Ганта с помощью меню увеличения в правом верхнем углу диаграммы или с помощью щелчка заголовка даты диаграммы и перетаскивания мышью влево или вправо аналогично изменению ширины столбцов.

Это меню также доступно как контекстное на заголовке даты и включает следующие команды:

Автоматическая — масштабирует отображаемую область проекта автоматически на основе дат начала и окончания проекта.
Заданная — масштабирует проект с шагом в минуту, час, день, неделю, квартал или год.
Подогнать масштаб под проект — масштабирует проект, чтобы он отображался полностью в видимой области диаграммы Ганта.
Подогнать масштаб под выделение — масштабирует проект, чтобы текущее выделение заполняло видимую область диаграммы Ганта.
Настроить заголовки — открывает настройки отображения OmniPlan, чтобы настроить отображение заголовков дат в диаграмме Ганта.

Выделение цветом сверхурочных часов

Чтобы выделить другим цветом фона на диаграмме Ганта дни, по которым работа обычно не производится, выберите команды Вид > Нерабочее время, а затем — пункт вложенного меню, подходящий для текущих условий: «Нет», «Праздники», «По выходным дням» или «Все».

Выделение цветом выходных дней на диаграмме Ганта.

Такое выделение цветом сверхурочных часов позволяет нагляднее представить время фактического выполнения работы и помогает объяснить, почему некоторые отрезки задач на диаграмме Ганта выглядят слишком длинными по сравнению с другими.

Цвет для выделения сверхурочных часов можно выбрать в Инспекторе стилей. Можно также настроить параметры самих сверхурочных часов в Представлении ресурсов.

Использование критических путей

Просмотр критического пути проекта или его вехи — хорошая возможность получить представление о связанных задачах, имеющих наибольшую важность для своевременного достижения цели. Определение задач, являющихся составляющими критического пути (и наоборот) помогает установить рабочие приоритеты для обеспечения соблюдения сроков.

Веха проекта с критическим путем, выделенным зеленым цветом.

По умолчанию критический путь определяется в OmniPlan на основании учета отношений зависимостей между задачами и количества свободного времени — резерва времени — между ними.

Так как критический путь определяется зависимостями, простой критический путь для завершения проекта представляет связанная цепочка задач с зависимостями «Окончание > Начало». Независимые задачи вовсе не включаются в этот путь, поскольку они могут появляться в любой момент по ходу выполнения проекта.
Так как критический путь определяется и резервом времени, промежуточные задачи или задачи, для которых другие работы завершаются до выбранного времени начала задачи, могут приводить к возникновению периодов проекта, в течение которых не происходит никаких действий. Продолжительность таких периодов, определяющая, будет ли оказано влияние на критический путь, устанавливается в инспекторе Вехи.

Еще одним фактором, который может влиять на критический путь, является доступность ресурсов. С помощью инспектора «Вехи» можно выбрать, следует ли учитывать этот фактор при отображении критических путей. В разделе также содержатся сведения о влиянии доступности ресурсов на критические пути аналогично разделу Календарь Инспектора задач.

Кнопка «Критический путь» на панели инструментов с раскрывающимся меню со списком доступных вех для отображения критического пути.

В OmniPlan возможно отображение критических путей как для всего проекта целиком, так и для отдельных вех. Чтобы включить критические пути, нажмите кнопку Критический путь на панели инструментов. Чтобы выбрать критические пути для отображения, нажмите значок со стрелкой в углу кнопки и выберите нужные вехи. Для выбора вех можно также воспользоваться инспектором «Вехи».

Уточнение хода выполнения с помощью базовых планов

После завершения настройки проекта перед его выполнением можно задать базовый план. В базовом плане указаны исходные параметры проекта, которые можно сравнивать с фактическим календарным планом. Фактический план является отражением того, как проект реализуется в реальности. До задания базового плана проекта базовый и фактический планы не отличаются. После задания базового плана последующие изменения затрагивают только фактический календарный план.

Чтобы настроить базовый план, нажмите на панели инструментов кнопку Задать базовый план. Будет отображено поле для указания имени базового плана. По умолчанию в качестве имени задается текущая дата.

При нажатии кнопки ОК задается базовый календарный план. После этого все изменения вносятся в фактический календарный план.

Выберите Раздельные планы или Оба плана, чтобы одновременно вывести на экран базовый и фактический планы для сравнения.

Сравнение раздельного фактического и базового календарного плана.

В OmniPlan 4 поддерживается столько базовых планов, сколько вам нужно. Это позволяет сделать снимок для любой выбранной точки проекта, указывающий новые стандартные условия, с которых будет продолжаться фактический план проекта. Меню Базовый/фактический план на панели инструментов позволяет сравнить выбранный базовый план с текущим фактическим календарным планом.

Выбор одного из нескольких базовых планов с помощью меню «Базовый/фактический план».

Использование моделирования для оценки своевременного завершения вех (версия Pro)

В OmniPlan 4 Pro имеются средства для расчета процента вероятности своевременного завершения вех к выбранным срокам с помощью моделирования Монте-Карло на основе оценок объемов работ, требуемых для достижения цели. Результаты такого моделирования могут помочь в определении ситуаций возможного отставания от графика (или даже его опережения).

Проект с результатами моделирования Монте-Карло.

Для запуска моделирования перейдите в Представление «Диаграмма Ганта» и нажмите на панели инструментов кнопку Моделирования или выберите Проект > Запуск моделирований Монте-Карло. Выбранные здесь настройки (и само моделирование) повлияет на задачи и вехи в проекте.

Процент вероятности определяется в процессе моделирования на основе оценочных показателей объема работ, необходимых для завершения задач в рамках каждой вехи. Если оценки объемов работ для задач не были заданы пользователем вручную, можно либо задать их, либо воспользоваться удобной функцией Автомат. оценивать объем работ (доступ к которой также имеется во всплывающем меню Монте-Карло).

Меню моделирования Монте-Карло с дополнительной функцией оценки объема работ для задачи.

В результате запуска процесса моделирования без указания минимальных и максимальных оценок объемов работ (вручную или автоматически) прогнозируемые вехи будут завершены точно в запланированные сроки с совпадением по времени с точностью 100 %. Не очень полезный результат, не так ли? Для достижения наилучших результатов следует убедиться в наличии заданных диапазонов возможных показателей объемов работ (для этого удобно воспользоваться функцией автоматической оценки объемов работ).

По завершении моделирования на ближайших днях каждой вехи (значок ромба) отображаются горизонтальные полоски, каждая полоска соответствует вероятности 20 % достижения вехи в этот день (день с пятью полосками означает, что по результатам моделирования веха будет достигнута в этот день с вероятностью 100 %). Наведите указатель на полоски дня для просмотра дополнительных сведений.

Сведения по оценке своевременного завершения вехи к определенной дате по результатам моделирования Монте-Карло.